Panduan Menyediakan Surat Iringan Untuk Memohon Pekerjaan

Apakah Surat Iringan - What is a Cover Letter ?

Surat Iringan bagi permohonan kerja adalah seperti penutup buku kepada mana-mana buku dan merupakan pengenalan menarik yang dilampirkan kepada resume anda dalam permohonan kerja. Dalam surat anda menjelaskan siapa anda dan mengapa anda menulis kepada pihak berkenaan yang akan membaca resume anda. Ia hanya sesuai untuk anda memperkenalkan diri anda apabila anda ingin memohon sesuatu daripada mereka dan dalam kes ini merujuk kepada satu temuduga.

A Cover letter to a job application is like the book cover to any books. A cover letter is the attention-grabbing introduction that is attached to your resume in a job application. In these letters you are explaining who you are and why you are writing to the person who is reading your resume. It is only proper for you to introduce yourself when you are requesting something of them, in this case, an interview.


Surat Iringan Perlu Padat & Ringkas - Cover Letters Should Be Brief and Simple

Pelu diingat bahawa pihak pemilih telah membaca begitu banyak resume memohon dengan hanya satu matlamat iaitu mereka hanya akan memilih beberapa calon yang paling sesuai dan berpotensi sahaja untuk ditemuduga. Surat Iringan perlulah padat dan ringkas dan tidak melebihi satu muka sahaja. Ramai calon yang memberikan penerangan yang panjang dalam Surat Iringan. Jangan sekali-kali mencampur adukkan kandungan resume dalam Surat Iringan anda. Ini akan membazirkan masa dan menjemukan pihak yang membaca permohonan anda.

Remember that recruiters have to read so many resume applying for only one position, out of which, they will select a few candidates for interviews. In order to secure that interview, cover letters should ideally be only one page long. Many people provide lengthy autobiographies in the cover letter. Never repeat your resume in your cover letter. This is a waste of the writer's and reader's time.



Kandungan Surat Iringan - Cover Letter Content

Dalam dua perenggan yang pertama : maklumkan jawatan yang ingin anda pohon dan bagaimana anda dapat tahu tentang kekosongan jawatan tersebut.

Dalam dua perenggan yang berikutnya : terangkan kepada bakal majikan anda mengapa anda sesuai untuk jawatan tersebut. Dan akhiri Surat Iringan anda dengan memberitahu samada anda akan menghubungi mereka semula atau menunggu panggilan untuk satu temuduga.

Ingat ! JANGAN SESEKALI menggunakan Surat Iringan yang sama bagi semua permohonan kerja anda. Dan jangan cuba untuk mengambil jalan mudah dengan menyalin surat rakan anda dan hanya menukar butiran. Anda tidak boleh menipu pihak pemilih. Berusaha sendiri dengan menulis Surat Iringan yang khusus bagi setiap permohonan untuk membuktikan minat, kreativiti dan kesungguhan anda dalam usaha mendapat pekerjaan tersebut.


In the first two paragraphs, mention the position you are applying for and how did you learn of the opening for the position.

In the subsequent two paragraphs, tell your prospective employer why you are perfect for the position. And finally end your cover letter by informing whether you will be calling them or you will be waiting for their phone call to call you for an interview.

Remember, NEVER use the same cover letter for all your job application. And never ever attempt to take the easy way out by copying your friend's cover letter and just change the details. You cannot cheat the recruiters. Be individual and write a customised cover letter just for that one application to show your genuine interest in getting that job.

Objektif Penyediaan Resume / Curriculum Vitae (CV)
Paradigma dalam menyediakan resume bagi kebanyakan lepasan siswazah adalah hanya untuk mendapat pekerjaan. Paradigma ini tidak salah tetapi kalau kita menumpukan matlamat supaya terpilih untuk ditemuduga atau pemilihan, maka seluruh usaha kita akan lebih fokus kepada bagaimana untuk 'out of the crowd' daripada ribuan pemohon yang lain.

Ia akan mendorong kita kepada usaha-usaha yang kreatif dan sistematik agar resume kita dapat menarik perhatian pihak pemilih seterusnya menjadikan kita tersenarai dalam calon-calon yang terpilih untuk ke peringkat temuduga / pemilihan.

Oleh itu, daripada permulaan menyediakan Resume atau CV, abaikan dulu angan-angan anda untuk mendapat pekerjaan. Tumpukan pada bagaimana usaha kita untuk membuat pihak pemilih tertarik akan diri kita. Juga harus diingat : bahawa penampilan awal bagi diri anda hanya akan diwakili oleh 2 atau 3 helai kertas sahaja.


Ciri-Ciri Resume/ CV Yang Baik
Bagaimanakah contoh Resume / CV yang baik ? Format rasminya mungkin tidak ada, tetapi yang jelas, Resume / CV yang bagus haruslah menarik perhatian, menimbulkan impresi yang bagus, menunjukkan pengalaman dan keterampilan yang relevan. Oleh itu, anda harus berusaha sebaik mungkin untuk mencapai objektif-objektif tersebut.

Misalnya, pilihlah jenis kertas yang baik dan sesuaikan dengan karakter pekerjaan yang dipohon serta konsep majikan. Contohnya jangan sekali-kali menggunakan kertas wangi berwarna ungu muda untuk posisi-posisi seperti akauntan di sebuah firma konsultan yang terkenal budayanya sangat formal. Sebaliknya mungkin anda boleh menggunakan kertas jenis tertentu dalam usaha 'out of the crowd' dan sesuai dengan majikan yaang berkaitan.

Jangan lupa luangkan waktu untuk memeriksa semula setiap ejaan anda beberapa kali. Resume / CV yang anda, mesti 100 % bebas kesalahan ejaan. Ingat Resume / CV menampilkan diri anda dan jangan biarkan timbul impresi yang kurang baik tentang diri anda hanya karena masalah ketelitian atau kerapian. Ia sangat merugikan jika dianggap remeh.


Kreatif
Ingatlah tujuan membuat Resume / CV adalah agar kita dipanggil untuk temuduga atau pemilihan. Jadi gunakan sepenuhnya kreativiti anda untuk 'out of the crowd'. Buatlah diri anda menonjol dan diberi perhatian dengan impresi positif oleh pihak pemilih. Sebuah kertas yang dilipat dengan cara unik berwarna krem muda dengan kertas yang berkualiti tinggi tentunya akan sangat menarik perhatian diantara tumpukan seribu kertas HVS 80 gram putih ukuran A4.

Anda mesti sensitif kepada pihak pemilih akan membaca ribuan surat permohonan dan resume. Bayangkanlah kebosanan mereka jika yang dilihat itu-itu saja, membaca yang begitu-begitu saja. Gunakanlah kreativiti anda untuk memberi impresi positif sekaligus membuat Anda menjadi berbeza di antara ribuan pemohon yang lain dan mendorong pihak pemilih untuk segera bertemu dengan anda.


Sederhana dan Jelas
Lazimnya pihak pemilih tidak mempunyai masa yang banyak untuk membaca Resume / CV. Jika anda membuatnya secara jelas, ringkas dan sederhana, ianya akan memudahkan mereka sekaligus menguntungkan anda karena mereka boleh mendapatkan gambaran diri anda secara lebih lengkap. Berilah gambaran kasar tentang pengalaman, kebolehan, kelebihan dan kelulusan anda.


Contoh Resume / CV

Objektif & Isi : sebagai pengganti bagi penampilan diri dan kemampuan anda.
■ Maklumat Peribadi (Nama, Alamat, Nombor Telefon, Alamat Email dll)

■ Profil Diri (gambaran ringkas tentang diri anda yang merumuskan kelebihan anda dan dapat meyakinkan pihak pemilih yang anda sesuai untuk posisi tersebut)

■ Employment (sejarah ringkas tentang pengalaman anda dalam bidang pekerjaan sebelumnya. Bagi 'fresh graduate', anda boleh menulis tentang praktikal (latihan industri) yang telah dilakukan atau projek-projek yang anda kerjakan semasa kuliah. Ada baiknya mencantumkan pencapaian / prestasi terbaik yang dicapai dalam setiap pekerjaan

■ Pengajian dan Kemahiran Lain (kelulusan tertinggi anda, semua latihan yang telah dijalani dan kelebihan lain yang dimiliki)

■ Pengalaman dalam organisasi (organisasi pekerjaan, kemasyarakatan, kampus dll)

■ Minat dan hobi anda

■ Maklumat Tambahan ( cth : karya penulisan, biasiswa yang diterima, pertandingan dll)

■ References (referensi dari mantan atasan, dosen, tokoh masyarakat, dll)


Lain-Lain Yang Perlu Diberi Perhatian
■ Buatlah Resume / CV yang berbeza untuk setiap pekerjaan yang dipohon.

■ Sesuaikan kelayakan yang anda tonjolkan dalam setiap Resume / CV
dengan syarat yang diperlukan bagi setiap jawatan yang dipohon.

■ Pastikan pembaca Resume / CV anda akan faham dengan jelas apa yang anda tulis.

■ Tekankan pada prestasi anda dan minimakan kelemahan anda

■ Cetak dengan kualiti yang terbaik dan jangan hantar salinan fotostat.

■ Sertakan Cover letter yang menarik dan kreatif sebagai 'penyokong'

■ Gunakan bahasa yang sama dengan iklan jawatan tersebut.
Jangan menunjuk kepandaian dengan menggunakan bahasa yang lain

■ Jangan sesekali menipu dalam Resume / CV